कर बुझाउने मितिहरू नछुट्ने बनाउने

मिति छुट्नुको कारण सोध्दा धेरैजसो पसलेले नियम थाहा नभएको भन्दैनन्। भन्ने कुरा प्रायः उही हुन्छ — थाहा थियो, तर त्यो हप्ता व्यस्त भइयो, अनि सम्झँदा ढिलो भइसकेको थियो।

यो स्मरणको समस्या हो, ज्ञानको होइन। र स्मरणको समस्याको समाधान अझ राम्ररी सम्झने प्रयास होइन — सम्झनुपर्ने आवश्यकता नै हटाउनु हो।

तीन कुरा एक ठाउँमा

मिति नछुट्ने बनाउन तीन कुरा चाहिन्छ, र यी तीनै एउटै ठाउँमा हुनुपर्छ। छरिएको बेला — मिति फोनको रिमाइन्डरमा, कागज दराजमा, अवस्था दिमागमा — तीनैमध्ये कुनै एक हराउँछ र त्यही पर्याप्त हुन्छ।

• मिति — कहिले गर्नुपर्ने हो। यो लेखापालबाट आउने कुरा हो, अनुमानबाट होइन।
• अवस्था — कुन अवधिको काम सकियो, कुन बाँकी छ। मिति मात्र राख्दा यो थाहा हुँदैन, र त्यसैले 'गरिसकियो कि' भन्ने अन्योल रहन्छ।
• अभिलेख — त्यो अवधिको बिक्री, खरिद र खर्चको रेकर्ड, निकाल्न मिल्ने रूपमा।

खाता एपको कर क्यालेन्डरले पहिलो दुई राख्छ र तेस्रोका लागि अभिलेख निर्यात गर्न दिन्छ। यसले कुनै कागज भर्दैन र कहीँ पठाउँदैन — त्यो काम तपाईंको वा तपाईंको लेखापालको रहन्छ।

ढिलाइको असली कारण

मिति सम्झेर पनि ढिलो हुनुको सबैभन्दा सामान्य कारण सम्झना होइन — कागज हो। मिति आउँछ, तर त्यो अवधिको बिक्रीको हिसाब जम्मा गर्न, बिलहरू खोज्न र खर्च टिप्न तीन दिन लाग्छ, र ती तीन दिन कहीँबाट निकाल्नुपर्छ।

त्यसैले मिति भ्याउने असली उपाय क्यालेन्डरमा छैन; दैनिक रेकर्डमा छ। जुन पसलमा हरेक बिल त्यही दिन दर्ता हुन्छ र हरेक खर्च त्यही बेला लेखिन्छ, त्यहाँ अवधिको अन्त्यमा गर्नुपर्ने काम जम्मा गर्ने होइन, निकाल्ने मात्र हो।

मिति भ्याउने काम त्यो मिति आउनुभन्दा तीन महिनाअघि, दैनिक रेकर्डमा हुन्छ।

लेखापाललाई सजिलो बनाउनुहोस्

धेरै पसलेको लेखापाल सम्बन्ध यस्तो हुन्छ: अवधिको अन्त्यमा एक झोला कागज पुर्‍याइन्छ र लेखापालले तीन हप्ता लगाएर त्यसलाई क्रमबद्ध पार्छन्। त्यो समय, र प्रायः त्यो शुल्क, कागज खोज्ने र मिलाउने काममा जान्छ — हिसाब गर्ने काममा होइन।

• अवधिको रेकर्ड निर्यात गरेर दिनुहोस्, कागजको थुप्रो होइन। खाता एपले CSV वा स्प्रेडसिटमा निकाल्न दिन्छ।
• बिलका फोटो कारोबारसँगै जोडिएका राख्नुहोस्, ताकि कुनै प्रविष्टिको प्रमाण खोज्दा उही ठाउँमा भेटियोस्।
• लेखापालले के-कस्तो ढाँचामा चाहन्छन् एक पटक सोध्नुहोस्, अनि हरेक अवधि त्यही दिनुहोस्।
• प्रश्न आउँदा तुरुन्तै जवाफ दिनुहोस्। अड्किएको प्रश्न नै ढिलाइको सबैभन्दा सामान्य कारण हो।

आज एउटै काम गर्नुहोस् — लेखापाललाई फोन गरेर आउँदो वर्षका मितिहरू सोध्नुहोस् र ती एकै ठाउँमा लेख्नुहोस्। त्यसपछि हरेक अवधिको अन्त्यमा गर्नुपर्ने काम खोज्ने होइन, निकाल्ने मात्र हुनेछ।