Getting started
What 'free accounting software' actually costs you
Free is a real price and also an incomplete one. The four costs that a price of zero does not cover, and how to check each one before you commit your books.
8 min
Practical guides for shopkeepers in India and Nepal. No fluff, no tax advice we are not qualified to give — just how to keep books that hold up.
36 guides in English across 4 areas, and 152 more in 11 other languages.
Getting started
Free is a real price and also an incomplete one. The four costs that a price of zero does not cover, and how to check each one before you commit your books.
8 min
Getting started
The same app, the same account and the same price on both. The three places the two platforms genuinely differ, and which phone to put on the counter.
7 min
Running a shop
The app sells; the dashboard corrects. Which of the four Khata surfaces suits which job, what the dashboard genuinely adds, and when it is not worth asking for.
8 min
Getting started
A khata is a running balance for one person, kept over time. Why a list of bills is not a khata, and the four things software has to get right.
7 min
Stock & money
Most of a small shop's bookkeeping is recording, and software is good at that. Where it stops being recording and becomes a decision you sign.
8 min
Team
How a second counter, a tablet and a patchy connection all end up in one correct set of numbers — and what to check when they do not.
6 min
Team
Offboarding a staff member in a small shop, including the mistake that quietly destroys months of your own records.
6 min
Team
A cashier, a manager and an owner need three different views. Getting this wrong costs you either your margins or your ability to take a day off.
7 min
Stock & money
Full stock-takes get postponed until they never happen. Counting a few items at a time, continuously, catches more and costs nothing.
6 min
Stock & money
How to make sure a deadline does not pass unnoticed — and a clear statement of where record-keeping stops and your accountant starts.
6 min
Stock & money
Four lines, in order, and what each one is actually telling you about the shop — plus the one that is not really profit at all.
7 min
Stock & money
Knowing what you owe is half the picture. Knowing when each of those amounts is due is the half that decides whether next week is comfortable.
6 min
Stock & money
A short delivery is normal. What causes trouble is having no record of what is still owed to you, so the shortfall lives in somebody's memory.
6 min
Stock & money
How to work out the point at which each item should be reordered, using how fast it sells and how long your supplier takes.
6 min
Stock & money
Your best-selling product and your most profitable product are usually not the same thing, and the gap between them is where a shop's real earnings hide.
7 min
Running a shop
How to settle a disagreement about an old payment without either of you having to be called a liar.
6 min
Running a shop
The single most common reason a profitable shop feels like it is not making money — and the two-second habit that fixes it.
6 min
Running a shop
Half the money is in the drawer and half is on a phone. Closing a day properly means checking both against what you sold, separately.
6 min
Running a shop
The busiest fortnight of your year is also when the most udhaar goes out. Planning the second half is what turns a good festival into a good quarter.
7 min
Running a shop
Twenty rupees off feels like nothing. Two hundred times, it is a month of somebody's wages — and it never appears as a line in your accounts.
6 min
Running a shop
What to do with a four-year-old debt: how to tell the difference between slow and gone, and why leaving it on the books costs you twice.
7 min
Running a shop
A limit agreed when everyone is comfortable is a rule. A limit invented at the moment of refusal is an insult. The difference is timing.
7 min
Getting started
How to move to a new billing app mid-year: what to carry over, what to leave behind, and the week where you keep both.
7 min
Getting started
Branches are a web-dashboard feature; the free mobile app has none. What that means if you run more than one shop, and why two accounts is still usually right on the app.
7 min
Getting started
Three ways to build a product list — as you sell, in a batch, or pasted from a spreadsheet — and which one suits the size of your shop.
7 min
Getting started
The parts of a receipt that settle arguments later, the parts nobody reads, and why a bill is your record before it is theirs.
7 min
Getting started
The shortest path from installing a billing app to handing a customer a real bill — and the setup work you can safely leave until later.
6 min
Getting started
A practical way to move years of credit records onto your phone without stopping trade for a day.
7 min
Running a shop
Cloud-only billing fails at exactly the wrong moment. What offline-first actually means, and the duplicate problem nobody mentions.
6 min
Running a shop
Chasing udhaar is the hardest part of running a credit book. A routine that gets you paid and keeps the customer.
6 min
Team
Why one shared login is the most expensive habit in a small shop, and how to split access sensibly.
6 min
Stock & money
Stock drifts for a handful of ordinary reasons. Finding which one is yours is more useful than counting harder.
7 min
Stock & money
Counting the drawer is not closing the day. What to reconcile each evening so month-end holds no surprises.
5 min
Getting started
You do not need a scanner gun to bill by barcode — and for a small shop, the camera is often the better tool.
5 min
Stock & money
What to record, when to record it, and how long to keep it — so an audit, a loan application or a dispute is a search rather than a search party.
6 min
Written for shopkeepers in their own language — not translated from the English guides. Many have no English counterpart at all, because they answer questions that get asked in those languages and largely do not get asked in English.
स्टॉक और पैसा6 मिनट का पाठ
महीने का हिसाब देखने के लिए घंटों नहीं चाहिए। पाँच नंबर काफ़ी हैं, और वे मिलकर वह बता देते हैं जो अकेला कोई नहीं बताता।
पाँच नंबर: महीने की बिक्री, कुल बकाया उधार, नब्बे दिन से पुराना बकाया, सप्लायर को देना, और गल्ले का कुल फ़र्क़।
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स्टॉक और पैसा6 मिनट का पाठ
आधा पैसा फ़ोन में आता है और आधा गल्ले में। दोनों को एक ही नंबर मान लेना आज दुकानों की सबसे आम हिसाब की ग़लती है।
हर बिल के साथ यह दर्ज होना चाहिए कि पैसा कैसे आया — नक़द, यूपीआई, या उधार।
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दुकान चलाना7 मिनट का पाठ
छह महीने पुराना बकाया अपने आप नहीं आएगा। उसके लिए वही तरीक़ा नहीं चलेगा जो नए बकाया पर चलता है।
रकम पुरानी होने से घटती नहीं, पर उसके वापस आने की उम्मीद हर महीने घटती है।
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पसल चलाउने7 मिनेटको पढाइ
एउटै सिजनका तीन फरक काम हुन्, र तेस्रो — चाड सकिएपछिको उधारो उठाउने काम — नै सबैभन्दा बढी बिर्सिन्छ।
सिजन एउटा काम होइन, तीन हो: अघि किन्ने, बीचमा उधारोको सीमा राख्ने, पछि उठाउने।
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स्टक र पैसा6 मिनेटको पढाइ
किताबले सय भन्छ, दराजमा चौरानब्बे छ। फरक हुनु सामान्य हो — कारण थाहा नहुनु सामान्य होइन।
पूरै पसल एकैचोटि नगन्नुहोस्। हरेक हप्ता बीस वटा सामान गन्नुहोस् — वर्षभरिमा सबै पुगिहाल्छ।
पढ्नुहोस्
पसल चलाउने6 मिनेटको पढाइ
नेटवर्क ठीक त्यही बेला जान्छ जब सबैभन्दा धेरै बिल बन्छन्। त्यो बेला पसल चल्नु नै बिलिङ एपको असली परीक्षा हो।
बिल फोनमै बन्नुपर्छ र फोनमै सेभ हुनुपर्छ। इन्टरनेट पछि आउँछ।
पढ्नुहोस्
सुरुवात6 मिनिटांचे वाचन
लाइन जाणे हे दुकान थांबण्याचे कारण नसावे. बिले बनत राहतात, फोनमध्ये थांबतात, आणि लाइन येताच आपोआप चढतात.
इंटरनेट बंद असतानाही बिले बनत राहतात. ती फोनमध्ये थांबतात आणि लाइन आल्यावर आपोआप चढतात.
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स्टॉक आणि पैसा6 मिनिटांचे वाचन
सर्वाधिक विकणारा माल बहुधा सर्वात कमी उरवतो. दुकानाचा खरा नफा त्या गोष्टींतून येतो ज्यांच्याकडे कुणी लक्षच देत नाही.
किती विकले आणि किती उरले — हे दोन वेगळे प्रश्न आहेत, आणि दुकान बहुधा फक्त पहिला बघते.
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दुकान चालवणे6 मिनिटांचे वाचन
जो ग्राहक "जवळचे दुकान" शोधतो, तो तुमचे दुकान तेव्हाच बघेल जेव्हा ते तिथे नोंदलेले असेल. यासाठी वेबसाइट नाही, बरोबर माहिती लागते.
वेबसाइटची गरज नाही. गरज ही की दुकानाचे नाव, पत्ता, वेळ आणि नंबर तिथे नोंदलेले असावे जिथे लोक शोधतात.
वाचा
স্টক ও টাকা5 মিনিটের পড়া
ফোনে টাকা এল না বাক্সে এল — খদ্দেরের কাছে এক, আপনার হিসাবে নয়। দুটো আলাদা করে না লিখলে রোজ মনে হবে টাকা কম পড়ছে।
প্রতিটা বিক্রিতে লিখুন টাকাটা কীভাবে এসেছে — নগদ, অনলাইন, নাকি ধার।
পড়ুন
স্টক ও টাকা6 মিনিটের পড়া
উৎসবের সপ্তাহে বিক্রি দ্বিগুণ হয় — এটা প্রতি বছর হয়। তবু বেশিরভাগ দোকান ঠিক সেই সপ্তাহেই মাল ফুরিয়ে ফেলে।
উৎসবের অর্ডার উৎসবের আগে নয়, তারও আগে দিতে হয় — সরবরাহকারীও তখন ব্যস্ত।
পড়ুন
স্টক ও টাকা5 মিনিটের পড়া
কত ঢুকল, কত বেরোল, কত থাকল। তিনটে সংখ্যা, আর সেগুলো একই জায়গায় না থাকলে মাসটা কেমন গেল বলা যায় না।
মাসের শেষে তিনটে সংখ্যা দেখুন — বিক্রি, খরচ, আর যা থাকল।
পড়ুন
સ્ટૉક અને પૈસા5 મિનિટનું વાંચન
પૈસા ફોનમાં આવ્યા કે ગલ્લામાં — ગ્રાહક માટે એક જ, તમારા હિસાબમાં નહીં. બંને અલગ ન લખો તો રોજ લાગશે કે પૈસા ઓછા પડે છે.
દરેક વેચાણમાં લખો કે પૈસા કઈ રીતે આવ્યા — રોકડ, ઓનલાઇન, કે ઉધાર.
વાંચો
સ્ટૉક અને પૈસા6 મિનિટનું વાંચન
નવરાત્રિ અને દિવાળીના અઠવાડિયે વેચાણ બમણું થાય છે — દર વર્ષે થાય છે. છતાં મોટા ભાગની દુકાનોમાં એ જ અઠવાડિયે માલ ખૂટે છે.
તહેવારનો ઓર્ડર તહેવાર પહેલાં નહીં, એથીય પહેલાં આપવો પડે — સપ્લાયર પણ ત્યારે વ્યસ્ત હોય છે.
વાંચો
સ્ટૉક અને પૈસા5 મિનિટનું વાંચન
કેટલું આવ્યું, કેટલું ગયું, કેટલું બચ્યું. ત્રણ આંકડા, અને એ એક જગ્યાએ ન હોય તો મહિનો કેવો ગયો એ કહી શકાતું નથી.
મહિનાના અંતે ત્રણ આંકડા જુઓ — વેચાણ, ખર્ચ, અને જે બચ્યું.
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சரக்கும் பணமும்5 நிமிட வாசிப்பு
பணம் ஃபோனில் வந்ததா பெட்டியில் வந்ததா — வாடிக்கையாளருக்கு ஒன்றுதான், உங்கள் கணக்கில் அல்ல.
ஒவ்வொரு விற்பனையிலும் பணம் எப்படி வந்தது என்று எழுதுங்கள் — ரொக்கம், ஆன்லைன், கடன்.
படியுங்கள்
சரக்கும் பணமும்6 நிமிட வாசிப்பு
தீபாவளி வாரத்தில் விற்பனை இரட்டிப்பாகும் — ஒவ்வொரு ஆண்டும் ஆகிறது. இருந்தும் பெரும்பாலான கடைகளில் அதே வாரத்தில் சரக்கு தீர்ந்துவிடுகிறது.
பண்டிகை ஆர்டரை பண்டிகைக்கு முன் அல்ல, அதற்கும் முன்பே கொடுக்க வேண்டும்.
படியுங்கள்
சரக்கும் பணமும்5 நிமிட வாசிப்பு
எவ்வளவு வந்தது, எவ்வளவு போனது, எவ்வளவு மிஞ்சியது. மூன்று எண்கள், அவை ஒரே இடத்தில் இல்லாவிட்டால் மாதம் எப்படிப் போனது என்று சொல்ல முடியாது.
மாத இறுதியில் மூன்று எண்களைப் பாருங்கள் — விற்பனை, செலவு, மிஞ்சியது.
படியுங்கள்
సరుకు, డబ్బు5 నిమిషాల చదువు
డబ్బు ఫోన్లో వచ్చిందా పెట్టెలో వచ్చిందా — కస్టమర్కు ఒకటే, మీ లెక్కలో కాదు.
ప్రతి అమ్మకంలో డబ్బు ఎలా వచ్చిందో రాయండి — నగదు, ఆన్లైన్, అప్పు.
చదవండి
సరుకు, డబ్బు6 నిమిషాల చదువు
సంక్రాంతి వారంలో అమ్మకం రెట్టింపవుతుంది — ప్రతి సంవత్సరం అవుతుంది. అయినా చాలా దుకాణాల్లో అదే వారంలో సరుకు అయిపోతుంది.
పండుగ ఆర్డర్ను పండుగకు ముందు కాదు, అంతకన్నా ముందే ఇవ్వాలి.
చదవండి
సరుకు, డబ్బు5 నిమిషాల చదువు
ఎంత వచ్చింది, ఎంత పోయింది, ఎంత మిగిలింది. మూడు సంఖ్యలు, అవి ఒకే చోట లేకపోతే నెల ఎలా గడిచిందో చెప్పలేరు.
నెలాఖరున మూడు సంఖ్యలు చూడండి — అమ్మకం, ఖర్చు, మిగిలినది.
చదవండి
ದಾಸ್ತಾನು ಮತ್ತು ಹಣ5 ನಿಮಿಷಗಳ ಓದು
ಹಣ ಫೋನಿನಲ್ಲಿ ಬಂತೇ ಪೆಟ್ಟಿಗೆಯಲ್ಲಿ ಬಂತೇ — ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಒಂದೇ, ನಿಮ್ಮ ಲೆಕ್ಕದಲ್ಲಿ ಅಲ್ಲ.
ಪ್ರತಿ ಮಾರಾಟದಲ್ಲೂ ಹಣ ಹೇಗೆ ಬಂತು ಎಂದು ಬರೆಯಿರಿ — ನಗದು, ಆನ್ಲೈನ್, ಸಾಲ.
ಓದಿ
ದಾಸ್ತಾನು ಮತ್ತು ಹಣ6 ನಿಮಿಷಗಳ ಓದು
ದೀಪಾವಳಿಯ ವಾರದಲ್ಲಿ ಮಾರಾಟ ಎರಡು ಪಟ್ಟಾಗುತ್ತದೆ — ಪ್ರತಿ ವರ್ಷ ಆಗುತ್ತದೆ. ಆದರೂ ಹೆಚ್ಚಿನ ಅಂಗಡಿಗಳಲ್ಲಿ ಅದೇ ವಾರದಲ್ಲಿ ಸರಕು ಮುಗಿಯುತ್ತದೆ.
ಹಬ್ಬದ ಆರ್ಡರ್ ಅನ್ನು ಹಬ್ಬಕ್ಕೆ ಮೊದಲಲ್ಲ, ಅದಕ್ಕಿಂತಲೂ ಮೊದಲೇ ಕೊಡಬೇಕು.
ಓದಿ
ದಾಸ್ತಾನು ಮತ್ತು ಹಣ5 ನಿಮಿಷಗಳ ಓದು
ಎಷ್ಟು ಬಂತು, ಎಷ್ಟು ಹೋಯಿತು, ಎಷ್ಟು ಉಳಿಯಿತು. ಮೂರು ಸಂಖ್ಯೆ, ಅವು ಒಂದೇ ಕಡೆ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ತಿಂಗಳು ಹೇಗೆ ಕಳೆಯಿತು ಎಂದು ಹೇಳಲಾಗದು.
ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಗೆ ಮೂರು ಸಂಖ್ಯೆ ನೋಡಿ — ಮಾರಾಟ, ಖರ್ಚು, ಉಳಿದದ್ದು.
ಓದಿ
സ്റ്റോക്കും പണവും5 മിനിറ്റ് വായന
പണം ഫോണിൽ വന്നോ പെട്ടിയിൽ വന്നോ — ഉപഭോക്താവിന് ഒന്നുതന്നെ, നിങ്ങളുടെ കണക്കിൽ അല്ല.
ഓരോ വിൽപ്പനയിലും പണം എങ്ങനെ വന്നു എന്ന് എഴുതുക — പണം, ഓൺലൈൻ, കടം.
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സ്റ്റോക്കും പണവും6 മിനിറ്റ് വായന
കണക്കിൽ നൂറ്, എണ്ണുമ്പോൾ തൊണ്ണൂറ്റിനാല്. ആ ആറ് എവിടെപ്പോയി — മോഷണം ആ പട്ടികയിൽ ഏറ്റവും താഴെ എന്തുകൊണ്ട്.
വ്യത്യാസം വരുന്നത് സ്വാഭാവികം. വ്യത്യാസത്തിന്റെ കാരണം അറിയാത്തത് സ്വാഭാവികമല്ല.
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സ്റ്റോക്കും പണവും6 മിനിറ്റ് വായന
ഓണവാരത്തിൽ വിൽപ്പന ഇരട്ടിയാകും — എല്ലാ വർഷവും ആകുന്നു. എന്നിട്ടും മിക്ക കടകളിലും അതേ ആഴ്ചയിൽ സാധനം തീരുന്നു.
ഉത്സവ ഓർഡർ ഉത്സവത്തിന് മുൻപല്ല, അതിലും മുൻപേ കൊടുക്കണം.
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ਸਟਾਕ ਅਤੇ ਪੈਸਾ6 ਮਿੰਟ ਦਾ ਪਾਠ
ਕਿਤਾਬ ਵਿੱਚ ਸੌ, ਗਿਣਤੀ ਵਿੱਚ ਚੁਰਾਨਵੇਂ। ਉਹ ਛੇ ਕਿੱਥੇ ਗਏ — ਅਤੇ ਚੋਰੀ ਉਸ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਸਭ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ਕਿਉਂ ਹੈ।
ਫ਼ਰਕ ਆਉਣਾ ਆਮ ਹੈ। ਫ਼ਰਕ ਦਾ ਕਾਰਨ ਪਤਾ ਨਾ ਹੋਣਾ ਆਮ ਨਹੀਂ।
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ਸਟਾਕ ਅਤੇ ਪੈਸਾ5 ਮਿੰਟ ਦਾ ਪਾਠ
ਪੈਸਾ ਫ਼ੋਨ ਵਿੱਚ ਆਇਆ ਜਾਂ ਗੱਲੇ ਵਿੱਚ — ਗਾਹਕ ਲਈ ਇੱਕੋ ਗੱਲ ਹੈ, ਤੁਹਾਡੇ ਹਿਸਾਬ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ।
ਹਰ ਵਿਕਰੀ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ ਕਿ ਪੈਸਾ ਕਿਵੇਂ ਆਇਆ — ਨਕਦ, ਆਨਲਾਈਨ, ਜਾਂ ਉਧਾਰ।
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ਸਟਾਕ ਅਤੇ ਪੈਸਾ6 ਮਿੰਟ ਦਾ ਪਾਠ
ਦੀਵਾਲੀ ਵਾਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿਕਰੀ ਦੁੱਗਣੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ — ਹਰ ਸਾਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਫਿਰ ਵੀ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦੁਕਾਨਾਂ ਵਿੱਚ ਉਸੇ ਹਫ਼ਤੇ ਮਾਲ ਮੁੱਕ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਤਿਉਹਾਰ ਦਾ ਆਰਡਰ ਤਿਉਹਾਰ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਹੀਂ, ਉਸ ਤੋਂ ਵੀ ਪਹਿਲਾਂ ਦੇਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ।
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اسٹاک اور پیسہ6 منٹ کا مطالعہ
کھاتے میں سو، گنتی میں چورانوے۔ وہ چھ کہاں گئے — اور چوری اُس فہرست میں سب سے نیچے کیوں ہے۔
فرق آنا عام بات ہے۔ فرق کی وجہ معلوم نہ ہونا عام بات نہیں۔
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اسٹاک اور پیسہ5 منٹ کا مطالعہ
پیسہ فون میں آیا یا گلّے میں — گاہک کے لیے ایک ہی بات ہے، آپ کے حساب میں نہیں۔
ہر فروخت میں لکھیں کہ پیسہ کیسے آیا — نقد، آن لائن، یا ادھار۔
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شروعات5 منٹ کا مطالعہ
پورا اسٹاک چڑھانے کا انتظار مت کیجیے۔ پہلا بل آج ہی بن سکتا ہے، اور باقی سامان خود بخود جڑتا جائے گا۔
پہلے پورا اسٹاک چڑھانے کی کوشش مت کیجیے۔ یہی وہ قدم ہے جس پر زیادہ تر دکاندار رک جاتے ہیں۔
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